بِسْمِ اللهِ الرَّحْمنِ الرَّحِيمِ
Sumber Artikel : Sekretaris
1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris
dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari
tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
-
Membuka surat.
-
Menerima dikte.
-
Menerima tamu.
-
Menerima telepon.
-
Menyimpan arsip/surat.
-
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh
pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini
diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan
rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
-
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
-
Menyusun surat rahasia (confidential).
-
Menyusun acara pertemuan bisnis.
-
Pembelian kado atau cindera mata.
-
Dan lain-lain.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,
antara lain:
-
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
-
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
-
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
-
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
-
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
-
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
-
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
-
Mengurusi Rumah tangga kantor.
-
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang
dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
-
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
-
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
-
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
-
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
-
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
-
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
-
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin
dilakukan oleh sekretaris meliputi:
-
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
-
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
-
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
-
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan
bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi
ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi,
menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas
inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir
pertemuan-pertemuan tersebut.
2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai
tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan
situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas
sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
-
Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
-
Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
-
Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah
sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
-
Merencanakan pekerjaan.
-
Menerima tamu.
-
Mengurus surat masuk dan surat keluar.
-
Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain. (Drs. Sutarto, 1992: 80-83)
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas
pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab
Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap
performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas.
Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima
dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
-
Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
-
Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
-
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
-
Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
-
Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya
pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
-
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
-
Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
-
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
-
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
-
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab
Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan
wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing.
Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan
mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh
kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam
mengembangkan citra perusahaan. (A.B Susanto, 1997: 14-15)
-
Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
-
Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris,
walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah
tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai
perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan
bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi
sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
sekretaris:
-
Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
-
Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
-
Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
-
Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
-
Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)
Tolong beritahu kami jika Anda memiliki saran tentang cara untuk meningkatkan halaman ini.
Artikel : CDAPalem 3
ٱلْحَمْدُ لِلَّهِ رَبِّ
ٱلْعَٰلَمِين
author;
Rachmat Machmud. Flimban
Posting Komentar
Luangkan waktu untuk memberikan Saran atau masukkan atau komentar Anda! Semoga Artikel-artikel yang kami publikasihkan dapat bermanfaat.........
Berkomentarlah dengan bijak dan sopan, marilah kita budayakan bertutur kata yang baik dan saling menghormati, mohon maaf bila komentar anda tidak memenuhi kriteria tersebut akan di hapus. Bila anda ingin memberikan saran, kritik,masukan yang membangun, dan memberi tambahan materi bila ada kekurangan pada artikel yang sedang di bahas dengan senang hati , saya persilahkan. Terimakasih.